Si fas servir el correu diàriament al teu Mac, sabràs que pot ser una benedicció… o un caos absolut. Quan la safata d'entrada s'omple sense parar, és fàcil perdre missatges importants entre newsletters, notificacions i publicitat. La bona notícia és que l'app Mail de macOS té un munt de trucs perquè el teu correu deixi de ser un desordre i es converteixi en una eina de productivitat brutal al teu dia a dia.
En aquesta guia aprendràs com ordenar missatges, agrupar converses, crear regles potents i combinar tot això amb les opcions de notificacions i organització de macOS. L'objectiu és que el teu Mac treballi amb tu i no en contra teu, que puguis veure primer el que importa i que la resta es gestioni gairebé en pilot automàtic amb unes poques configuracions.
Ordenar i classificar els correus a Mail per trobar-ho tot al vol
Un dels pilars per dominar Mail és aprendre a ordenar la llista de missatges de forma intel·ligent . No és el mateix revisar una safata organitzada per data que una ordenada per remitent o mida dels adjunts, i segons el moment et pot interessar una cosa o una altra.
A la barra de menús del teu Mac, dins de Mail, pots anar a Visualització > “Ordenar per” i triar el criteri que més et convingui a cada moment. Alguns dels atributs més útils són: qui envia el correu (De), la Data de recepció, l'Assumpte o fins i tot el Mida del missatge per localitzar aquests correus enormes que estan ocupant espai.
Si utilitzes la visualització en columnes a Mail, tens encara més control. Pots mantenir premuda la tecla Control i fer clic a la capçalera de qualsevol de les columnes de la llista de missatges. Des d'aquí, de nou, selecciones “Ordenar per” i tries l'atribut que vulguis (per exemple, De, Assumpte o Mida) i si vols que sigui en ordre ascendent o descendent.
Aquesta manera d'ordenar per columna és molt còmoda si estàs revisant molts correus de cop, perquè et permet reorganitzar la safata en un segon sense haver de tocar menús complicats. Ideal per fer neteja massiva o trobar un correu concret d'una persona enmig de centenars de missatges.
Jugar amb aquestes opcions de classificació t'estalvia molt de temps: pots ordenar per remitent per localitzar totes les comunicacions d'un client, o per mida per esborrar missatges que ocupen massa i així guanyar espai al compte de correu i al Mac.
Dominar les converses de correu: fils clars i nets
Quan una cadena de correus electrònics s'allarga, és fàcil perdre's entre respostes, reenviaments i missatges creuats. Mail per a macOS agrupa aquests missatges en converses o fils perquè els tinguis tots recollits en un mateix bloc, però tu decideixes com veure'ls. Si utilitzeu també Mail a iPhone, moltes funcions de Mail imprescindibles a iPhone són similars i us ajudaran a mantenir la coherència entre dispositius.
Per desplegar una conversa concreta, només cal fer clic al nombre de missatges que apareix a la part superior del fil a la llista de missatges. Així es mostren tots els correus relacionats i pots anar saltant entre ells còmodament.
Si preferiu que totes les converses estiguin sempre obertes, podeu anar al menú de l'app i triar Visualització > Expandir totes les converses . D'aquesta manera, cada fil mostrarà tots els missatges que conté, sense que els hagis d'anar obrint un per un.
En cas contrari, si veus que la bústia se't fa massa llarga o aclaparadora, pots seleccionar Visualització > Contreure totes les converses . Amb això, cada conversa es compacta en una sola línia, mostrant només el darrer missatge, cosa que fa la vista de la safata molt més recollida.
Mail també permet ressaltar visualment els fils perquè et sigui més senzill seguir-los la pista. Des del menú Visualització podeu activar l'opció Ressaltar converses . Així, quan seleccioneu un dels correus d'un fil, la resta de missatges relacionats apareixeran marcats perquè els identifiqueu d'una ullada.
Si vols anar un pas més enllà, al menú Mail > Configuració > Visualització pots configurar el color amb què es ressalten les converses o desactivar aquest efecte si no et convenç. A més, disposes d'una altra opció molt pràctica: a Visualització > Mostrar missatges relacionats, Mail agrupa i mostra junts els correus connectats a l'àrea de previsualització, cosa que ajuda a seguir la conversa completa sense perdre't res.
Crear regles a Mail: el truc definitiu per automatitzar la safata
La funció de regles de Mail és on comença la veritable màgia. Amb elles pots fer que certs correus es marquin, es moguin, es reenviïn o s'esborrin sense que els hagis de tocar. A la pràctica, són una forma de crear un sistema perquè la teva safata d'entrada s'organitzi sola segons els teus criteris.
Per començar a treballar amb regles, obre Mail i entra a les preferències amb la drecera cmd + , (coma) o des del menú Mail > Preferències (o Configuració, segons la versió). Després, aneu a la pestanya “Reglas”. Aquí veuràs un llistat de les regles existents (si ja n'has creat alguna) i els botons per afegir-ne de noves.
Quan creeu una regla nova, s'obre una finestra amb diverses parts. El primer és assignar-li un nom descriptiu, per exemple “Reenviar factures” o “Newsletter com a llegit” . Com més clar sigui el nom, més fàcil serà entendre què fa cada regla quan en tinguis diverses.
Just a sota pots decidir si la regla s'aplicarà quan es compleixin totes les condicions que defineixis o quan es compleixi qualsevol. Això és clau: “totes” funciona com un Y lògic (s'ha de complir cada condició), mentre que “qualsevol” funciona com un O (amb què es compleixi una de sola ja s'executa la regla).
En les condicions pots triar entre un munt de criteris: remitent, destinatari, assumpte, persones en còpia, contingut del missatge, pertinença a una llista de correu, si el correu electrònic té adjunts, si és correu brossa o no, etc. També decideixes el tipus de condició (per exemple, “conté”, “no conté”, “és igual a”, “comença per” , i altres variants) i escrius el text o adreça que vulguis utilitzar com a filtre.
Per acabar, has de definir quines accions es duran a terme quan es compleixin les condicions. Mail permet, entre altres coses, moure el correu a una bústia concreta, marcar-lo com a llegit o destacat, reenviar-lo a una altra adreça, esborrar-lo, canviar el seu color de fons o de text a la llista de missatges i moltes més opcions que fan que l'automatització sigui molt flexible.
La combinació de totes aquestes peces (nom, condicions, tipus de coincidència i accions) és el que us permetrà dissenyar regles a mida de la vostra manera de treballar. Vegem algunes regles pràctiques que et poden salvar el dia.
Regla 1: Reenviament automàtic de certs correus a una altra adreça
Imagina que vols que tots els correus d'un proveïdor, client o servei arribin també a un altre compte (per exemple, el de la teva feina, la teva gestoria o una adreça compartida de l'equip). Amb una regla de Mail podeu reenviar automàticament aquests missatges sense haver de fer-ho a mà cada vegada.
Per muntar aquesta regla, en crea una de nova i posa-li un nom clar, per exemple “Reenviar informes a comptabilitat”. Després, en les condicions, podeu triar el camp “De” (remitent) i l'opció “conté”, i introduir l'adreça de correu del remitent del qual ho voleu reenviar tot.
A la secció d'accions, seleccioneu “Reenviar missatge” i escriu l'adreça on voleu que arribin les còpies . Mail ofereix fins i tot la possibilitat d'afegir un text breu que s'inserirà al cos del missatge reenviat, per si necessites donar context, encara que això és opcional i pots deixar-lo en blanc si no et fa falta.
Amb això configurat, cada vegada que arribi un correu electrònic que compleixi la condició (per exemple, que vingui d'aquesta adreça concreta), Mail ho enviarà de forma automàtica a l'altre compte . És especialment útil si treballes amb diversos comptes o si vols mantenir informada una altra persona sense haver-te d'acordar de reenviar-ho manualment tot.
Regla 2: Marcar com llegit el correu poc urgent
Un dels grans enemics de la productivitat és veure un munt de notificacions a la icona de Mail. Moltes vegades aquest nombre és enorme simplement per newsletters, notificacions de xarxes socials o comunicacions que no són urgents. Amb una regla pots aconseguir que certs missatges entrin directament com a llegits i no inflin el comptador.
Per fer-ho, torna al panell de regles i en crea una de nova. Posa-li un nom identificable, com a Newsletters com a llegides. En les condicions, pots concentrar-te en el remitent o l'assumpte: per exemple, escollir “De” que “conté” una adreça de newsletter, o “Assumpte” que contingui paraules tipus “butlletí”, “newsletter” o el nom del servei.
A la part inferior, en accions, simplement tria “Marcar com a llegit”. Pots afegir també altres accions si vols, com moure aquests correus a una carpeta específica anomenada “Butlletins” perquè s'hi guardin de manera ordenada, però l'essencial és que el correu deixi d'aparèixer com a pendent només arribar.
Aquesta estratègia és perfecta per a remitents que envien molts missatges al dia oa la setmana, el contingut dels quals t'interessa conservar però no necessites revisar al moment. D'aquesta manera, quan obris Mail només veuràs notificacions que realment requereixen la teva atenció immediata.
Regla 3: Enviar correus concrets directament a la paperera
Hi ha casos en què no et vols donar de baixa del tot d'un remitent, però sí filtrar part de les comunicacions a la paperera . Per exemple, rebreu correus útils d'un servei, però algunes notificacions concretes us sobren del tot.
Per crear aquesta regla, afegiu novament una regla nova i poseu un nom com a “Notificacions de X a Paperera”. Després, definiu una condició basada en l'assumpte o el contingut del missatge. Per exemple, podeu utilitzar “Assumpte” “conté” i escriure alguna cosa com “Notificació de Twitter” o la frase específica que es repeteix en aquests correus que no vols veure.
A la secció d'accions, seleccioneu “Moure missatge a la paperera”. Així, cada vegada que arribi un missatge l'assumpte del qual contingui aquesta frase, Mail l'enviarà directament a la paperera sense que hagis de fer res.
Si no vols arriscar-te a esborrar correus d'altres persones amb assumptes semblants, pots afinar la regla afegint-hi més condicions, per exemple, combinant “De” igual a l'adreça concreta del servei i “Assumpte” que contingui aquesta frase específica. D'aquesta manera t'assegures que només es filtrin els correus electrònics del remitent correcte.
Aquesta tècnica és complementària als filtres de correu brossa: mentre que el correu brossa sol ser bloquejat pels filtres antispam, aquí estàs definint una neteja molt concreta de comunicacions que coneixes i que has decidit que ja no vols veure.
Regla 4: Pintar correus per destacar-los visualment
Una altra eina molt interessant dins de les regles és la possibilitat de canviar el color del text o del fons d'un missatge a la llista de Mail. Això no modifica el contingut del correu en si, només la manera com es mostra a la safata, però és ideal per marcar prioritats d'una ullada.
Per fer-ho, crea una nova regla i defineix les condicions que t'interessin: pot ser el remitent, el domini del correu (per exemple, tots els que acaben a @la tevaempresa.com), paraules clau en l'assumpte com “URGENT” o “FATURA”, o qualsevol altre criteri que vulguis fer servir per diferenciar aquests mails.
A les accions, trieu “Establir color del text del missatge” o “Establir color de fons del missatge” i escolliu un color que us sigui fàcil d'identificar. Per exemple, podeu marcar en vermell els correus crítics, en verd els confirmats o en blau els que necessiten resposta . Tu decideixes el sistema.
Recorda que aquest canvi de color només afecta la vista prèvia a la llista de missatges de Mail. Si obris el correu, el contingut continuarà veient-se normal. La idea és que, només fent una ullada ràpida a la safata, puguis saber quines coses has d'atendre primer i què pot esperar sense necessitat d'anar obrint correu per correu.
Si combineu aquesta tècnica de colors amb una bona classificació per columnes i amb l'ús de converses, acabeu tenint una safata d'entrada on la informació més important salta a la vista en qüestió de segons.
Fer que macOS jugui a favor teu: notificacions ben configurades
De poc serveix tenir Mail organitzat si el teu Mac no deixa d'interrompre't amb avisos de tota mena. El sistema de notificacions de macOS pot ser el teu aliat o el teu pitjor enemic, segons com ho configuris. La clau és permetre només el que realment t'aporta valor i silenciar la resta per protegir els teus moments de concentració.
Per ajustar les notificacions, entra a Preferències del Sistema (o Ajustaments del Sistema, segons la versió de macOS) i vés a la secció Notificacions. Un cop dins, veuràs una llista de totes les aplicacions, inclosa Mail, i podràs personalitzar el comportament de cadascuna per separat.
En seleccionar Mail, macOS us permet escollir l'estil d'avís: Cap, Banner o Alerta. Cap vol dir que no apareixerà cap requadre emergent en pantalla; Banner és una notificació que apareix uns segons i després desapareix sola; i Alerta es queda fixa fins que la tanquis. També podeu desactivar els sons, mostrar o ocultar la icona amb globus al Dock i decidir si la vista de notificacions recents ha de mostrar missatges de correu.
Una recomanació molt pràctica és configurar Mail amb notificacions menys invasives (per exemple, només Banners o directament Cap) i deixar que sigui la pròpia organització interna de l'app la que us indiqui què és urgent. Així evites estar rebent pantalles d'avisos per cada correu entrant , que és una via directa a la distracció contínua.
A més de la configuració individual, macOS inclou el mode Concentració (abans “No molestar”), accessible des del Centre de Control. Pots programar períodes en què el Mac no et mostri notificacions o te'ls limiti en funció del que estiguis fent, per exemple durant les teves hores de treball o d'estudi.
El que és recomanable és tenir horaris fixos de concentració, per exemple de 9 a 12 i de 16 a 18, en què actives un mode de concentració que bloquegi notificacions de Mail (i altres apps distractores) i només deixi passar allò veritablement imprescindible. Això es configura des del Centre de Control > Concentració, on podeu definir regles automàtiques en funció de l'hora, la ubicació o fins i tot l'app que utilitzeu.
Calendari i Recordatoris: el complement perfecte al teu correu
Tot i que Mail és ideal per gestionar la comunicació, moltes vegades un correu implica una tasca o un esdeveniment que no vols que se't passi. Aquí entren en joc les apps Calendari i Recordatoris, que s'integren molt bé amb el teu flux de treball a macOS i amb els teus comptes d'iCloud o Google.
L'app Calendari ve instal·lada de sèrie a macOS i s'obre fàcilment des del Launchpad o Spotlight. Des d'aquí podeu crear esdeveniments amb data, hora, avisos i ubicació . A més, els pots assignar colors diferents segons el tipus: per exemple, un color per a treball, un altre per a assumptes personals, un altre per a reunions en línia, etc.
La clau d'usar bé Calendari és que cada compromís que aparegui als teus correus (una reunió, una cita, un lliurament de projecte) el converteixis ràpidament en un esdeveniment, amb un recordatori configurat amb prou antelació. Així evites dependre només de la safata d'entrada i passes a tenir una visió clara de la teva setmana o del teu mes.
Perquè tot es mantingui sincronitzat en tots els dispositius, podeu anar a Preferències del sistema > Comptes d'Internet i vincular els vostres comptes d'iCloud, Google, Exchange o altres serveis (si experimenteu problemes de connexió, consulteu aquesta guia per solucionar problemes de connexió ). Amb això, tant els teus calendaris com els teus correus i contactes se centralitzen i s'actualitzen en temps real entre el teu Mac, el teu iPhone i el teu iPad.
L'app Recordatoris, per la seva banda, és ideal per a tasques ràpides que no necessiten un bloc sencer al calendari, però sí un avís en un moment concret. Per exemple, respondre un correu complex, fer una trucada que us proposen per email o revisar una proposta que us han enviat. Creeu un recordatori amb data i hora i llest, sense necessitat d'emplenar tants detalls com en un esdeveniment de calendari.
Combinant Mail amb Calendari i Recordatoris aconsegueixes que res important es perdi entre els correus, perquè cada missatge que impliqui acció el transformes en una tasca o esdeveniment perfectament programat.
Automatitzar rutines a macOS: més enllà de Mail
Si voleu arrissar el ris, macOS ofereix eines com Automator i Dreceres (Shortcuts) per portar l'automatització un pas més lluny. No només pots automatitzar el maneig de correus dins de Mail, sinó també accions del sistema relacionades amb la teva manera de treballar.
Amb Automator pots crear fluxos de treball que, per exemple, descarreguin automàticament els adjunts de certs correus en una carpeta específica, converteixin arxius o llencin una sèrie d'apps a l'inici de la teva jornada i en tanquin altres en acabar. És especialment útil si el teu Mac és la teva eina de treball principal i sempre segueixes les mateixes rutines d'obertura i tancament d'aplicacions.
L'app Dreceres, present a les versions més recents de macOS, et permet fer coses semblants d'una manera més visual i senzilla. Pots crear una drecera que, en activar-se, silenciï les notificacions, obriu Mail i Calendari, activeu un mode de concentració i col·loqueu el vostre entorn en mode “treball profund” amb un parell de clics.
També és possible configurar automatitzacions condicionades, per exemple, que s'activi un mode de concentració concret quan obris una app determinada (com un editor de text o una app d'edició de vídeo) i que aquest mode bloquegi les notificacions de Mail mentre estàs treballant amb aquesta aplicació.
Tot això complementa la configuració interna de Mail: mentre les regles s'encarreguen d'ordenar els vostres correus, les automatitzacions de macOS s'ocupen del vostre entorn global, ajudant a que el correu no trenqui els vostres moments de focus ni es converteixi en una excusa per procrastinar cada cinc minuts.
Al final, quan combines un bon ús de regles i vistes de Mail, una estratègia intel·ligent de notificacions, i el suport de Calendari, Recordatoris i automatitzacions, el Mac deixa de ser un origen constant d'interrupcions i passa a funcionar com un assistent que t'avisa només del que toca, organitza el teu correu per tu i et recorda els teus compromisos. Amb uns quants ajustaments ben pensats pots tenir una safata d'entrada clara, notificacions sota control i una agenda alineada amb les teves prioritats diàries, fent que la teva experiència amb Mail a macOS sigui molt més tranquil·la, ordenada i eficient.
